چطور در تغییرات سازمانی دوام بیاوریم؟

امروزه با وجود بازارهای جهانی، شرکت های بین المللی و پیچیده شدن فضای کسب و کار تغییر سازمانی یک پدیده اجتناب ناپذیر و ثابت است. همه ما به ناگزیر ممکن است با تحولات سازمانی یک دفعه ای، تغییرات ساختاری و جا به جایی ها مواجه شویم. در این حالت مهم ترین سوالی که پیش می آید این است که چطور با این تغییرات کنار بیاییم و حتی بتوانیم با وجود این تغییرات همچنان پیشرفت کرده و رشد کنیم؟

به طور کلی همه سازمان ها در مقاطع زمانی مختلف به ناچار خود را در موقعیتی می بینند که باید با فشارهای داخلی و خارجی سازگار شوند و ساختارها، فرآیندها و فرهنگ های خود را تغییر دهند. در این شرایط همه اعضای مشغول در سازمان باید به نحوی خود را با این تغییرات هماهنگ کنند. از این رو در مقاله پیش رو به بررسی نکات مهم در این زمینه می پردازیم. با ادامه این مطلب همراه ما باشید.

اهمیت مدیریت تغییر سازمانی

هر سازمانی ملزم به اتخاذ یک رویکرد سیستماتیک برای مقابله با تغییرات درون یک سازمان برای دستیابی به یک نتیجه مطلوب است. این رویکرد معمولاً شامل برنامه ریزی، اجرا و مدیریت تغییرات برای به حداقل رساندن مقاومت و به حداکثر رساندن منافع است.

در این زمینه گاه اعضای سازمان مجبور به شناسایی محرک های تغییر، اعم از داخلی و خارجی هستند و گاه باید با ایجاد تصویری واضح و الهام بخش از وضعیت مطلوب آینده چشم انداز خود را تغییر دهند. در این شرایط توضیح دلایل تغییر و پیامدهای آن می تواند بسیار موثر باشد.

مدیریت تغییر در سازمان اغلب با مدیریت مقاومت نیز همراه است که به معنایی شناسایی و رسیدگی به چرایی و چگونگی مدیریت عدم انعطاف در برابر تغییر است. از سوی دیگر در این شرایط به توانمندسازی کارکنان و مشارکت دادن آن در فرآیند تغییر و ارائه حمایت های لازم نیز ضروری به نظر می رسد. از این رو مدیران باید همواره خود را برای مواجهه با این شرایط آماده کنند.

دلایل اصلی تغییر سازمانی

 به طور کلی عوامل متعددی می توانند باعث ایجاد تغییرات ساختاری در یک سازمان شوند. در حال حاضر تغییرات در تکنولوژی، شرایط بازار، یا چشم انداز نظارتی اصلی ترین دلایل تغییر در تمام شرکت ها محسوب می شوند. در کنار آن باید رشد سازمانی به دلیل گسترش و ادغام اشاره کرد که در اغلب اوقات زمینه ساز تحولات متعدد است.

افول سازمانی به دلیل مشکلات مالی، یا کوچک سازی نیز معمولاً فشارهای زیادی را به اعضای سازمان وارد کرده و آنها را ناگزیر به کنار آمدن با تغییرات می کند. تغییر در اهداف یا مأموریت سازمانی و تغییر مدیران بالا رده نیز خود می تواند به کلی ساختار سازمان را با مسائل جدید مواجه کند.

تاکتیک هایی برای مواجهه با تغییر در سازمان

همانگونه که مورد اشاره قرار گرفت تغییر همواره با درجاتی از مقاومت همراه است به همین دلیل اغلب افراد استقامت ذهنی خود را در شرایط گزار سازمانی از دست می دهند. با این حال راهکارهایی برای مدیریت این موقعیت وجود دارد که در ادامه برخی از آنها را معرفی کرده ایم:

-       گفت و گوی باز در مورد شرایط: ارتباطات باز و شفاف در مورد تغییر می توانند به رفع بسیاری از نگرانی ها منجر شود.

-       آموزش: ارائه اطلاعات و آموزش برای رفع نگرانی ها به ویژه در شرایطی که تغییر به دلیل رشد و توسعه تکنولوژی است می تواند بسیار موثر باشد.

-       مشارکت: مشارکت دادن کارکنان در فرآیند تغییر منجر به هماهنگی شناختی سریع تر آنان با تحولات و در نتیجه پذیرش آسان تر می شود.

-       تسهیل: ارائه پشتیبانی و راهنمایی در طول تغییر یکی از راهکارهای بسیار موثر در این شرایط است.

-       مذاکره: رسیدگی به نگرانی های خاص و یافتن روش مصالحه می تواند تا حد زیادی نگرانی ها بابت خسارات ناشی از تغییر را کاهش دهد.

-       توزیع قدرت: در طول تغییرات ساختاری می تواند به طور قابل توجهی بر موفقیت آن تأثیر بگذارد.

راهکارهایی برای پیش بینی تغییرات سازمانی

به طور کلی پیش بینی تحولات سازمانی به صورت صد در صد ممکن نیست. با این حال می توان با در نظر گرفتن احتمالات تا حد زیادی خود را برای مواجهه با شرایط چالش برانگیز آماده کرد. در این راستا مطالعه روندها و تجزیه و تحلیل داده های سازمانی می تواند به شناسایی تغییرات بالقوه در موارد زیر کمک کند:

-       در نظر گرفتن اندازه و پیچیدگی سازمانی: رشد یا کوچک سازی به خوبی از شکل ظاهری سازمان قابل پیش بینی است.

-       تمایز افقی و عمودی: تغییرات در ساختار هر بخش معمولاً با تغییراتی در سایر برنامه ها و نقش ها نیز همراه است.

-       رسمی سازی و استانداردسازی: افزایش یا کاهش قوانین و رویه ها در بسیاری از مواقع اولین گام در راستای تغییر سازمانی محسوب می شود.

-       تمرکزگرایی و تمرکززدایی: تغییر در اختیارات تصمیم گیری معمولاً به این معنی است که شرکت به زودی شاهد تغییرات بسیاری خواهد بود.

شیوه های مدیریت تغییر برای مدیران

تغییرات سازمانی بیش از هر چیز برای مدیران چالش برانگیز است. آنها هنگام مواجهه با تحولات در صف اول مشکلات قرار دارند و قبل از سایرین مجبور به تصمیم گیری و حل مسئله هستند. در ادامه راهکارهایی ارائه شده است که اتخاذ آنها می تواند برای مدیران بسیار سازنده باشد.

مدیریت توسعه سازمانی

توسعه سازمانی یک فرآیند برنامه ریزی شده برای تغییر است که هدف آن بهبود اثربخشی سازمانی در درازمدت است. رسیدن به این هدف با تغییر فرهنگ (تغییر ارزش ها و باورهای سازمانی)، تیم سازی (افزایش همکاری و همکاری)، توسعه رهبری (ایجاد ظرفیت رهبری) و حل تعارض (مدیریت اختلافات و اختلافات) به خوبی قابل دسترسی است.

مدیریت رشد

مدیریت رشد شامل استراتژی هایی برای گسترش اندازه و قابلیت های سازمانی است. مدیریت رشد معمولاً با گسترش بازار همچون ورود به بازارهای جغرافیایی یا محصول جدید همراه است و در آن اغلب ادغام ها مجموعه مشاهده می شود. گاهی نیز یک سازمان رشد ارگانیک دارد که به معنای گسترش از طریق توسعه داخلی است. مدیران با در نظر داشتن این مورد می توانند به خوبی خود را برای مواجهه با مسائل آتی سازمان آماده کنند.

زوال سازمانی

چالش برانگیزترین شکل تغییر سازمان هنگام زوال یک مجموعه مشاهده می شود. زوال سازمانی زمانی رخ می دهد که یک سازمان دوره ای مداوم از افت عملکرد را تجربه کند. در این شرایط مدیران به تغییرات شدید همچون اخراج کارکنان، فروش قطعات یا املاک سازمان دست می زنند و تلاش می کنند ضررهای خود را قبل از نابودی کامل سازمان به حداکثر برسانند. گاه نیز با تعطیلی سازمان و اعلام ورشکستگی خود را از بار مشکلات قانونی سنگین تر رها می کنند.

نتیجه گیری

ناتوانی در مدیریت تغییر سازمانی اغلب با کاهش شدید بهره وری و کیفیت کار، فرسودگی زیاد کارکنان و روحیه پایین، نارضایتی مشتری و تأمین کننده و سردرگمی، ناامیدی و خستگی در بین کارکنان همراه است. اما مدیریت صحیح شرایط در مواجهه با این تغییرات می تواند به بهبود شرایط کار و حتی پیشرفت های چشمگیری ختم شود. مسئله مهم در این زمینه اتخاذ رویکرد مناسب در عین نشان دادن شجاعت و عملگرایی است.

منبع: تئوری مدیریت سیدجوادین