آشنایی با نحوه طراحی سازمان

طراحی سازمان به معنی معماری هدفمند ساختارها، فرآیندها، نقش ها و سیستم ها در یک فضای انعطاف پذیر برای دستیابی به اهداف استراتژیک آن است. مدیران می توانند با رعایت اصول و در نظر گرفت اهداف هر مجوعه اقتصادی، ساختارهای سازمانی را به نحوی طراحی کنند که از در طولانی مدت تداوم و موفقیت آن را به دنبال داشته باشد.

این اقدام نقشه راه را برای بنیانگذاران و برنامه ریزان شرکت ها فراهم می کند، عملکرد کلی آنها را بهبود می بخشد و سازگاری سازمان ها با شرایط جدید را تضمین می کند. از همین رو این مقاله به بررسی ابعاد مختلف طراحی سازمان، از جمله استراتژی، اندازه سازمان، و نکات مهم در این زمینه می پردازد و تأثیر آنها را بر ساختار و اثربخشی سازمان مورد بررسی قرار می دهد. با ادامه این مطلب همراه ما باشید.

طراحی سازمان بر مبنای تخصص

در این رویکرد کارمندان بر اساس تخصص و مهارت هایشان در واحدهای فرعی سازماندهی می شوند. در این رویکرد دپارتمان سازی انجام می گیرد و به افراد اجازه داده می شوند که در زمینه های خاصی که تخصص دارند و پیشرفت کنند. تلاش مدیران در این نقشه اجرایی این است که اطمینان حاصل شود که تخصص گرایی در اولویت سازمان است.

در این راستا هماهنگی فعالیت هایی که باید با هم در یک واحد انجام شود، در نقشه راه در نظر گرفته می شود و مسئولیت ها بر عهده فرد یا تیمی که برای انجام آن ها مناسب تر است، گذاشته می شود. به طور کلی هدف این است که کارمندان مسئولیت ها را در سطوح بالاتر بر اساس دانش و مزیت رقابتی خود حفظ کنند و آگاه ترین و تواناترین افراد استخدام شوند.

طراحی سازمان بر مبنای استراتژی

در اغلب اوقات طراحی سازمان بر مبنای استراتژی انجام می گیرد. معمولا شرکت ها بر مبنای ایده های محوری شکل می گیرند که همه امور سازمان سازی را تحت تأثیر قرار می دهند. در این صورت ساختار سازمانی باید با اهداف و استراتژی کسب و کار هماهنگ شوند و این ذی نفعان هستند که بر مبنای سود زیان خود تعیین می کنند یک سازمان چگونه ساختار پیدا کند.

در این صورت تسهیل ارتباط و هماهنگی از طریق ساختار سازمانی، گزارش دهی روشن و پاسخگویی و  پیاده سازی مکانیسم های هماهنگ کننده و الگوهای تعامل در اولویت قرار می گیرند. چارت سازمانی در این شرایط بسیار مهم است و اغلب قوانین ساختار بسیار محکمی دارند.

هدف نهایی در این شرکت ها افزایش تعهد و انگیزه کارکنان و ایجاد فرصت برای رشد و توسعه شرکت است. همچنین در این مجموعه ها فضای فیزیکی، مشخصات نیروها، تعیین مکانیزم های عملکرد و سایر موارد نیز بر مبنای سود و زیان تعیین می گردند و منابع نقش مهمی در آنها ایفا میکند.

اهمیت اندازه در طراحی سازمان

اندازه سازمان با تأثیر بر جریان های ارتباطی، فرآیندهای تصمیم گیری و مکانیسم های هماهنگی تأثیر قابل توجهی بر طراحی ساختار می گذارد. زیرا سازمان های بزرگ تر به دلیل افزایش تخصص، رسمی سازی و سطوح سلسله مراتبی، پیچیدگی بیشتری نشان می دهند.

همانطور که سازمان ها رشد می کنند، ممکن است ساختارهای رسمی تری را برای حفظ کنترل و هماهنگی بین عملکردها و بخش های مختلف اتخاذ کنند. برعکس، سازمان های کوچکتر اغلب دارای لایه های سلسله مراتبی کمتر، رسمیت کمتری داشته و انعطاف پذیری بیشتر در تصمیم گیری دارند.

درک رابطه بین اندازه و ساختار سازمان، رهبران را قادر می سازد تا شرکت ها را طوری طراحی کنند که کارایی، ارتباطات و اثربخشی عملیاتی را بهینه می کند. همچنین گاه لازم است به تعداد مدیران میانی افزوده شود و سازوکارهای نظارتی خاص تری اتخاذ شود.

نکات مهم در طراحی سازمان

طراحی سازمانی باید امکان اجرای استراتژی کسب و کار و دستیابی به اهداف را فراهم کند. بنابراین در قدم اول باید از قابلیت های حیاتی که شرکت را از رقبا متمایز می کند آگاه باشید. علاوه براین توجه داشته باشید که ساختار باید به فعالیت ها بر اساس ارتباط آنها در دستیابی به اهداف اهمیت مناسب بدهد و اولویت بندی اهداف در این زمینه بسیار مهم است.

بکارگیری افراد مناسب برای موفقیت در طراحی سازمان نیز بسیار مهم است. بنابراین بهتر است یک چشم انداز کلی از کارکنان داشته باشید و توانایی های فعلی افراد و ساختار موجود را تجزیه و تحلیل کنید. علاوه براین لازم است که انگیزه ها و پاداش ها را با استراتژی و هدف کسب و کار ترکیب کنید.

یک نکته مهم دیگر این است که طراحی سازمانی باید به اندازه کافی منعطف باشد تا با شرایط بازار و صنعت در حال تغییر دائمی سازگار گردد. بنابراین از تمرکز صرف بر عملیات موجود خودداری کنید و همواره فضایی را نیز  برای روندهای جدید بازار باقی بگذارید.

لازم است نقش ها، مسئولیت ها و روابط گزارش دهی را برای ایجاد پاسخگویی مشخص کنید. روشن سازید که چه کسی مسئول چه چیزی است و چگونه نقش ها و عملکردهای مختلف با هم تطابق دارند.

یک نکته مهم دیگر این است که ساختار باید ارتباطات، تصمیم گیری و هماهنگی بین کارکنان را تسهیل کند. بنابراین پیاده سازی مکانیسم های هماهنگ کننده و الگوهای تعامل برای بهینه سازی کارایی و بهره وری می تواند بسیار مهم باشد.

در نهایت نکته طلایی در طراحی سازمان این است  هر مجموعه ای باید فرصت هایی برای رشد، توسعه و مشارکت معنادار فراهم کند. در این راستا کنترل تعادل و استقلال برای همسو کردن علایق کارکنان با اهداف سازمانی بسیار مهم است. بنابراین باید فرهنگ همکاری، نوآوری و یادگیری مستمر را در اولویت دهید.

کلام آخر

طراحی سازمان فرآیندی پویا و متکی بر دانش مدیرتی است که شامل ایجاد تعادل بین اهداف استراتژیک، قابلیت های سازمانی، تأثیرات محیطی و پیشرفت های فناوری است. با همسویی ساختار با استراتژی، پویایی صنعت، اندازه سازمان، فناوری و عدم اطمینان محیطی، سازمان ها می توانند چابکی، انعطاف پذیری و مزیت رقابتی خود را در چشم انداز پیچیده کسب و کار امروز افزایش دهند.

طراحی مؤثر سازمان، نوآوری را تقویت می کند، همکاری را تسهیل می کند و کارکنان را برای مشارکت معنادار در اهداف سازمانی توانمند می سازد. سازمان ها با ساختار مناسب به راحتی چالش ها و فرصت ها را پشت سر می گذارند و خلاقیت و پیشرفت را تسهیل می کنند.

منابع

تئوری مدیریت سیدجوادین