کنترل در مدیریت نتیجه فرآیند نظارت تحلیلگرانه، مقایسه و تصحیح عملکرد است. هدف از کنترل در سازمان این است که اطمینان حاصل شود فعالیت های آن همسو با اهداف و برنامه های تدوین شده انجام می گیرد. کنترل اغلب با تعیین استانداردها، اندازه گیری عملکرد نیروها، تحلیل استراتژیک و انجام اقدامات اصلاحی همراه است. اما با توجه به کلیدی بودن این عنصر در مدیریت یک سازمان لازم است که انگاه کلی تری به این مفهوم وجود داشته باشد. در مقاله پیش رو به توضیح جامع تری از این مفهوم و نحوه استفاده از آن می پردازیم. با ادامه این مطلب همراه ما باشید.

عناصر کلیدی در کنترل سازمان

به طور کلی کنترل در مدیریت یک روند مداوم است که در ارتباط نزدیک با برنامه ریزی عمل گرایانه قرار دارد. مدیران به طور مداوم عملکرد واقعی را با استانداردهای برنامه ریزی شده مقایسه می کنند و به دنبال به حداقل رساندن خطاها و هزینه ها هستند. این کار منجر به دستیابی به اهداف سازمانی می شود و با ایجاد انگیزه در کارکنان و بهبود عملکرد سازمان همراه است.

مدیران گاهی نیز به کنترل عملیاتی می پردازند به این معنا که فعالیت های روزانه را می سنجند و در مواقعی از سیستم کنترل تاکتیکی استفاده می کنند که در سطح دپارتمان ها انجام می گیرد و با نظارت بر مدیران میانی شکل می گیرد. اما در نهایت اغب مدیران از کنترل استراتژیک بهره می گیرند که تضمین کننده اهداف کلی سازمان در بلند مدت است.

بودجه بندی، تجزیه و تحلیل سربه سر، مشاهده شخصی، بازگشت سرمایه (ROI) و حسابرسی از عناصر مهم کنترل در مدیریت هستند که گاه با چالش هایی در اندازه گیری انواع خاصی از عملکرد، همچون مقاومت بالقوه کارکنان، زمان گیری و پرهزینه بودن همراه است.

انواع کنترل در مدیریت

به طور کلی می توان دسته بندی های متعددی به لحاظ مدیریت مالی، انرژیک، ارتباطی و ... از کنترل به عمل آورد؛ با این حال مهمترین دسته بندی از کنترل را می توان به شکل زیر و بر مبنای زمان و برنامه ریزی ارائه کرد:

کنترل گذشته نگر

کنترل گذشته نگر که با عنوان کنترل بازخورد نیز شناخته می شود، شامل ارزیابی عملکرد پس از تکمیل فعالیت است. این نوع کنترل بر تجزیه و تحلیل اقدامات گذشته برای شناسایی موفقیت ها و شکست ها تمرکز می کند و مدیران را قادر می سازد تا تصمیمات آگاهانه برای بهبودهای آینده بگیرند.

کنترل آینده نگر

هدف کنترل آینده نگر یا کنترل پیش خور، پیش بینی و پیشگیری از مشکلات احتمالی قبل از وقوع است. این شامل شناسایی خطرات احتمالی و اجرای اقدامات برای کاهش آنها، حصول اطمینان از اینکه فعالیت ها در مسیر دستیابی به نتایج مطلوب هستند.

کنترل همزمان

کنترل حال نگر که به آن کنترل همزمان نیز می گویند، شامل نظارت بر فعالیت ها در زمان واقعی در زمان وقوع است. این نوع کنترل به مدیران اجازه می دهد تا تنظیمات و اصلاحات فوری را انجام دهند و اطمینان حاصل کنند که عملیات به خوبی و کارآمد پیش می رود.

تکنیک های کنترل در مدیریت

روش های کنترل در مدیریت شامل تکنیک ها و ابزارهایی هستند که برای نظارت و تنظیم فعالیت های سازمانی مورد استفاده قرار می گیرند. اغلب مدیران با شرکت در دوره های آموزشی و کسب آموزشی به این مهارت ها تجهیز می شوند. در ادامه برخی از مهم ترین تکنیک های کنترل را بررسی می کنیم:

-      بودجه بندی زمان مند: به تخصیص منابع مالی به ادارات مختلف و نظارت بر مخارج برای اطمینان از ماندن آنها در بودجه باز می گردد.

-      نسبت بندی مالی: اشاره به تجزیه و تحلیل عملکرد مالی با استفاده از نسبت هایی مانند نسبت های سودآوری، نقدینگی و پرداخت بدهی دارد.

-      ارزیابی عملکرد: ناظر بر ارزیابی عملکرد کارکنان در برابر استانداردهای از پیش تعریف شده و ارائه بازخورد برای بهبود است.

-      کنترل کیفیت: بر کیفیت محصول یا خدمات برای اطمینان از مطابقت با استانداردهای تعیین شده تأکید دارد.

-      حسابرسی ها و ارزیابی مداوم: به انجام بررسی های سیستماتیک فرآیندها، رویه ها و سوابق مالی برای اطمینان از انطباق و شناسایی زمینه های بهبود باز می گردد.

مراحل طراحی سیستم کنترل

اولین قدم در طراحی یک سیستم کنترل در مدیریت، تعریف نتایج مورد انتظار یا استانداردهای عملکرد است. این استانداردها به عنوان معیارهایی عمل می کنند که عملکرد واقعی با آنها اندازه گیری می شود. آنها باید خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان باشند.

در مرحله بعد، شناسایی شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) که برای اندازه گیری نتایج مورد انتظار استفاده می شوند، ضروری است. KPIها باید با اهداف سازمان همسو باشند و بینش معنی داری از عملکرد ارائه دهند.

بعد از اینکه KPIها شناسایی شدند، استانداردها یا مدل های مناسب برای اندازه گیری باید ایجاد شوند. این مدلها می تواند شامل معیارهای صنعت، داده های عملکرد تاریخی یا معیارهای تعریف شده داخلی باشد.

در قدم بعد می توان طراحی شبکه اطلاعات در کنترل پرداخت؛ زیرا یک سیستم کنترل موثر نیازمند یک شبکه اطلاعاتی قوی برای جمع آوری، پردازش و انتشار داده ها است. این شبکه باید جریان اطلاعات به موقع و دقیق را تضمین کند و مدیران را قادر به تصمیم گیری آگاهانه کند.

مرحله نهایی کنترل شامل ارزیابی اطلاعات جمع آوری شده، مقایسه عملکرد واقعی با استانداردها و نتیجه گیری است. این ارزیابی به شناسایی انحرافات، درک علل آنها و اجرای اقدامات اصلاحی کمک می کند.

نکات مهم کنترل در مدیریت

نکات استراتژیک یا کلیدی در کنترل، از مهمترین وجوهی است که مدیران باید در نظر داشته باشند. این نکات به حوزه های حیاتی اشاره دارد که به طور قابل توجهی بر عملکرد سازمانی تأثیر می گذارد. برای اطمینان از همسویی با اهداف استراتژیک، این نقاط باید به دقت نظارت شوند. آنها اغلب شامل عملکرد مالی، رضایت مشتری، کارایی عملیاتی و بهره وری کارکنان هستند.

همچنین مدیران باید رابطه بین هزینه و نتیجه در کنترل را در نظر داشته باشند که شامل ارزیابی هزینه های مرتبط با اجرای اقدامات کنترلی و منافع حاصل از آنها است. سیستم های کنترل موثر باید با افزایش کارایی، کاهش ضایعات و بهبود عملکرد کلی، بازده سرمایه گذاری مثبتی را فراهم کنند.

اجزای سیستم های کنترلی در سازمان ها

سازمان های مدرن در حال اتخاذ سیستم ها و اقدامات کنترلی نوآورانه برای افزایش اثربخشی هستند. به عنوان مثال آنها استفاده از فناوری های پیشرفته مانند اینترنت اشیا و هوش مصنوعی برای نظارت بر فعالیت ها در زمان واقعی و ارائه بازخورد فوری را در دستور کار خود قرار می دهند یا از داده های بزرگ و تجزیه و تحلیل برای به دست آوردن بینش عمیق تر در مورد عملکرد و شناسایی روندها و الگوها استفاده می کنند.

همچنین پیاده سازی سیستم های خودکار برای تولید گزارش ها و داشبوردها، که امکان تصمیم گیری سریع تر و دقیق تر را فراهم می کند یک عنصر کلیدی در کنترل است. این سیستم ها اطلاعات موثق و دقیق را به موقع ارائه می دهند و سازگاری با شرایط و الزامات متغیر را در دستور کار خود دارند. ارائه ارزش بدون هزینه های گزاف و آسان بودن اهداف و منافع و عملکرد سازمان برای درک و استفاده توسط همه ذینفعان نیز از دیگر اقدامات کنترلی مدیران است.

مدیران موفق در کنترل سازمان، مدیریت بر اساس شفافیت را سرلوحه خود قرار می دهند؛ زیرا مدیریت مبتنی بر شفافیت با پرورش فرهنگ سازمانی باز همراه است که این رویکرد اعتماد، مسئولیت پذیری و همکاری را با اطمینان از اینکه اطلاعات به آسانی در دسترس و در دسترس همه ذینفعان است، افزایش می دهد.

مدیریت بحران در سازمان

مدیریت بحران یکی از مهمترین اشکال کنترل در مدیریت است که شامل آماده شدن، پاسخگویی و بهبودی از رویدادهای غیرمنتظره ای است که عملیات سازمان را مختل می کند. به طور کلی بحران ها را می توان به انواع مختلفی طبقه بندی کرد. گاهی بحران ها به شکل حوادثی مانند زلزله، سیل و طوفان ظاهر می شوند و گاه یک وجه تکنولوژیک مانند شکست فناوری و زیرساخت دارند.

رویدادهایی که در اثر اعمال انسان ایجاد می شوند، مانند کلاهبرداری مالی یا خشونت در محل کار نیز از جمله بحران های محتمل در سازمان هستند. در کنار آن باید رویدادهایی که به اعتبار یک سازمان لطمه می زند، (مانند رسوایی ها یا تبلیغات منفی) اشاره کرد که گاه یک سازمان را به مرز نابودی می کشند.

مدیریت بحران با تدوین برنامه های مدیریت بحران و انجام آموزش و شبیه سازی نقش همراه است. اجرای طرح مدیریت بحران و هماهنگی تلاش ها برای کاهش اثرات و بازیابی عملیات عادی و رسیدگی به هر گونه اثرات ماندگار نیز در این راستا بسیار مهم است. تجزیه و تحلیل واکنش به بحران و ایجاد بهبودهایی برای آمادگی آینده نیز می توان نقش بسیار مهمی در کنترل بحران های آتی داشته باشد.

جمع بندی

در این مقاله توضیح دادیم که کنترل در مدیریت با پیاده سازی سیستم های کنترل موثر است. سازمان ها می توانند کارایی، مسئولیت پذیری و موفقیت استراتژیک را تنها با کنترل سازنده و زمان مند تضمین کنند. کنترل اقدامات و ابزار نیز در این راستا بسیار مهم است. اقدامات کنترلی و ابزارها تکنیک های خاصی هستند که از آنها استفاده می شود برای نظارت و تنظیم فعالیت ها استفاده کرد. به عنوان مثال برنامه های مدیریت بحران، مدیریت بر اساس اهداف و شاخص های کلیدی عملکرد در این حوزه جای دارند.

منابع

تئوری های مدیریت سید جوادین نگاه دانش