نقش ارتباطات در رفتار سازمانی

رفتار سازمانی، سنگ زیربنای تصمیم گیری، حل مسئله و همکاری در سازمان است. رسیدن به درک مشترک و تقویت انگیزه های جمعی نیز بدون ارتباط سالم و رفتار جمعی همسو با منابع سازمان ممکن نیست. هنگامی که ارتباطات درون اعضای سازمان قطع می شود با سوء تفاهم، درگیری، استعفای کارکنان کلیدی و کاهش بهره وری همراه است و شرکت با چالش های اخلاقی متعددی مواجه می گردد.

از این رو لازم است که با به اشتراک گذاری و تفسیر صحیح اطلاعات در سازمان رویکردهای سازنده ای اتخاذ شود. در این مقاله به طور کامل به بررسی اهمیت و چگونگی نقش ارتباطات در رفتار سازمانی و عملکرد این مقوله پرداخته ایم.

دوسویگی رفتار و ارتباط سازمان

ارتباطات سازمانی تأثیر بسزایی بر رفتار سازمانی، تأثیرگذاری بر نگرش کارکنان، انگیزه و عملکرد کلی دارد. از سوی دیگر رفتار سازمانی موجب تقویت اشکال خاصی از ارتباط می گردد که دوسویگی این دو مقوله را بیش از پیش روشن می سازند. به طور کلی ارتباطات مؤثر تعاملات باز و شفاف اعتماد، تعهد و احساس تعلق را در بین کارکنان تقویت می کند و انگیزه را افزایش می دهد و به کارکنان کمک می کند تا احساس ارزشمندی نسبت به خود داشته باشند.

از سوی دیگر از آنجا که نحوه ارتباط سازمان منعکس کننده و تقویت کننده فرهنگ، ارزش ها و هنجارهای آن است، ارتباطات سازنده به حفظ یک فرهنگ سازمانی قوی و مثبت کمک می کند و در نهایت عدم اطمینان و مقاومت را در میان کارکنان کاهش می دهد. بنابراین زمانی که ارتباط سالم شکل نگیرد به مراتب پرخاشگری و رفتارهای غیر اخلاقی بیشتری در سازمان مشاهده می شود.

وجوه مهم رفتار سازمانی صحیح

کارکنان ستون فقرات هر سازمانی هستند. بنابراین درک رفتار، نگرش و انگیزه کارکنان برای مدیریت موثر آنها بسیار مهم است و هر سازمانی با جزئیات نقش ها، مسئولیت ها و روابط گزارش دهی را تعریف می کند. رفتار ناصحیح می تواند ضررهای جبران ناپذیری به اعتبار و آبروی سازمان وارد کند.

به طور کلی رفتار سازمانی صحیح بر به حداقل رساندن غیبت و جابجایی، و افزایش تعهد سازمانی و رضایت شغلی تمرکز دارد و طیف گسترده ای از موضوعات، از جمله رهبری، کار تیمی، انگیزه، ارتباطات، ساختار سازمانی، و فرهنگ سازمانی تحت تأثیر آن قرار می گیرد. بنابراین رفتار کارکنان یک شرکت، مجموعه ای از پیامدهای مثبت و منفی به دنبال دارد.

اجزای رفتار تعاملی در سازمان

برای فهم این موضوع ابتدا باید در نظر گرفت فرآیند ارتباط و تعامل میان اعضا از این اجزا ساخته می شود: فرستنده (منشأ پیام)، فرآیند رمزگذاری (تبدیل افکار به پیام)،  پیام (اطلاعات در حال ارسال)، رسانه / کانال (نحوه انتقال پیام به صورت شفاهی، نوشتاری، دیجیتال) گیرنده (شخصی که پیام را دریافت و تفسیر می کند) رمزگشایی (اختصاص معنا به پیام دریافتی) بازخورد (پاسخ از گیرنده به فرستنده).

این اجزا در هماهنگی با هم و در شاکله رفتار سازمانی داده ها و دانش لازم را به اشتراک می گذارند و بیانگر احساسات، حالات و نیت ها هستند. به همین دلیل می توان گفت که گردش کار، تصمیم گیری، تعامل و انگیزه کارکنان منوط به برقراری ارتباط درست در کلیت رفتار سازمانی است.

این عنصر همچنین سنگ بنای فرهنگ سازمانی است و تعارض ها و سوء تفاهم ها را کاهش می دهد. اضافه بار اطلاعات را برطرف کرده و موانع را کنار می زند. بدون ارتباط صحیح عدم وضوح یا سازگاری منجر به مشکلاتی مانند موانع سلسله مراتبی و مسائل فنی در شرکت ها می شود. بنابراین می توان در یک جمله اعلام کرد که بهره وری و کارایی، رضایت و حفظ کارکنان، نوآوری و خلاقیت، همکاری تیمی، رضایت مشتری و در نهایت عملکرد کلی سازمانی در گرو ارتباطات شکل گرفته درون یک سازمان است.

خرید کتاب تئوری های مدیریت سیدجوادین

چالش های رفتار سازمانی

در خصوص چالش های پیرامون رفتار سازمانی و ارتباطات وابسته به آن می توان به موضوعات مختلفی اشاره کرد که در ادامه برخی از آنها بررسی شده است.

-      موانع فیزیکی: سر و صدا، فاصله فیزیکی، مناطق زمانی و فناوری ناکافی می تواند ارتباط را مختل کند.

-      موانع کلامی: تفاوت در زبان، اصطلاحات و تعابیر می تواند سوء تفاهم ایجاد کند.

-      موانع روانی: حالات شناختی، عاطفی، ادراکات، نگرش ها و سوگیری ها می توانند ارتباطات را مخدوش کنند.

-      موانع فرهنگی: تنوع در ارزش ها، باورها و آداب و رسوم می تواند چالش های ارتباطی ایجاد کند.

-      موانع سازمانی: اضافه بار اطلاعات، ساختار سازمانی و فرهنگ شرکتی می تواند جریان ارتباطات را مختل کند.

سبک های ارتباطی ناکارآمد

برخی از سبک های ارتباطی ناکارآمد می توانند اثرات به شدت منفی بر رفتار سازمانی باقی بگذارند. به عنوان مثال ارتباطات تهاجمی  با تسلط، خصومت و سرزنش همراه هستند و منجر به فرهنگ سازمانی پرتنشی می گردند. از سوی دیگر گاه ما با ارتباطات منفعلانه-پرخاشگرانه مواجه هستیم که با اقدامات غیرمستقیم و دستکاری روانی شامل طعنه یا پنهان کردن اطلاعات همراه است.

گاهی نیز در سازمان ها ارتباط انفعالی مشاهده می شود که بر اساس آن افراد به دلیل جو مسموم همواره به دنبال اجتناب از درگیری با تسلیم یا کناره گیری از حقوق خود هستند. در این سازمان بعد از مدتی اهداف مشترک به کلی رنگ می بازند. در مقابل برای بهبود شرایط ارتباط قاطعانه توصیه می شود که با بیان نیازها و نظرات مستقیم و صادقانه و در عین حال احترام به دیگران همراه است.

روش هایی برای بهبود ارتباطات و سلامت رفتار سازمانی

برای تقویت ارتباطات و بهبود سلامت رفتار سازمانی می توان از استراتژی های زیر استفاده کرد:

-      گوش دادن فعال: توجه کامل به گوینده بدون وقفه.

-      همدلی: درک و به اشتراک گذاشتن احساسات دیگران.

-      ارتباط واضح: استفاده از زبان ساده و پرهیز از اصطلاحات خاص.

-      بازخورد: ارائه بازخورد سازنده برای بهبود عملکرد.

-      حل تعارض: رسیدگی به اختلافات به صورت آشکار و مشارکتی.

-      اعتمادسازی: ایجاد اعتبار و ارتباط با کارکنان.

-      سیاست درهای باز: ایجاد فرصت هایی برای کارکنان برای بیان نگرانی ها و ایده ها.

جمع بندی

رابطه بین ارتباطات و رفتار سازمانی یک از موضوعات مهم علم مدیریت است. زیرا این دو مقوله با هم ارتباط تنگاتنگی دارند. ارتباطات مؤثر عملکرد کلی را تسهیل می کند، بر نگرش کارکنان تأثیر می گذارد، فرهنگ سازمانی را شکل می دهد و زمینه را برای تغییر و تحولات فراهم می کند. با درک و استفاده از این رابطه، مدیران می توانند محیطی را شکل دهند که رفتار سازمانی مثبت در آن پرورش یابد و افراد از حواشی رفتاری اجتناب کنند.