راهکارهایی برای افزایش اثربخشی سازمان

اثربخشی سازمانی به این نکته اشاره دارد که هر بنگاه اقتصادی تا چه اندازه به اهداف و مقاصد خود دست می یابد. این امر برای حضور در عرصه های رقابتی، به حداکثر رساندن دستاوردها، استفاده بهینه از منابع و برآورده کردن انتظارات ذینفعان بسیار مهم است. در واقع آن چیزی که یک سازمان را از نابودی نجات می دهد تداوم کارآمدی آن است. بنابراین علم مدیریت راهکارهای متنوعی را برای حفظ اثربخشی در نظر گرفته است.

به طور کلی می توان کارآمد بودن یک سازمان را به روش های مختلفی اندازه گیری و بهینه کرد. اما اغلب توصیه می شود که نگاه بازتری نسبت به این مقوله وجود داشته باشد و سازمان به عنوان یک محیط پویا در نظر گرفته شود. اگر شما نیز در یک مجموعه اقتصادی مشغول به کار هستید و مایل به بهبود عملکرد آن هستید می توانید با به کارگیری راهکارهایی که در ادامه ارائه می شود به این هدف دست پیدا کنید. 

رویکردهای سنجش و اثربخشی سازمانی

علم مدیریت امکانات مختلفی را به لحاظ نظری برای رشد و توسعه سازمان ها ارائه کرده است. به طور کلی برای توسعه سازمانی می توان از رویکردهای مختلفی استفاده کرد که هر کدام از آنها بر جنبه های خاصی از عملکرد یک مجموعه اقتصادی تأکید دارند. در ادامه مهمترین رویکردهای سنجش و اثربخشی سازمانی را معرفی می کنیم.

رویکرد دستیابی به هدف

رویکرد دستیابی به هدف، اثربخشی سازمان را با مقایسه نتایج واقعی با اهداف از پیش تعیین شده ارزیابی می کند. همچنین بر میزان دستیابی سازمان به مقاصد اعلام شده خود در یک بازه زمانی معین (مانند دوره های سالانه) تمرکز می کند و یک معیار واضح و قابل اندازه گیری برای ارزیابی عملکرد و شناسایی زمینه های بهبود ارائه می دهد. بنابراین اهداف سازمان باید روشن، دارای زمان معین و قابل اندازه گیری باشند.

رویکرد سیستمی

رویکرد سیستمی، سازمان ها را به عنوان سیستم های به هم پیوسته ای از اجزاء می بیند که با یکدیگر و محیطشان تعامل دارند. این رویکرد به مدیران کمک می کند تا به تبعات بلندمدت تصمیمات خود توجه کنند. در این دیدگاه این مؤلفه ها (مانند بخش ها، فرآیندها و عملکردها) با هم برای دستیابی به اهداف سازمانی کار می کنند. با تجزیه و تحلیل ورودی ها، فرآیندها، خروجی ها و حلقه های بازخورد، رویکرد سیستمی فرصت هایی را برای بهینه سازی عملکرد سازمانی و افزایش اثربخشی کلی شناسایی می کند.

رویکرد سهامداران استراتژیک

رویکرد ذینفعان استراتژیک بر دیدگاه ها و انتظارات ذینفعان کلیدی از جمله مشتریان، سرمایه گذاران، کارمندان و جامعه تأکید دارد. این دیدگاه اثربخشی سازمانی را بر اساس رضایت، اعتماد و خلق ارزش درک شده ارزیابی می کند. سازمان ها با همسو کردن استراتژی ها و اقدامات سازمانی با منافع ذینفعان، می توانند شهرت خود را افزایش دهند، اعتماد ایجاد کنند و روابط بلندمدت با مشتریان را حفظ کنند.

چارچوب ارزش های رقابتی

چارچوب ارزش های رقابتی اثربخشی سازمان را بر اساس چهار بعد کلیدی شامل انعطاف پذیری، ثبات، تمرکز درونی و تمرکز بیرونی ارزیابی می کند. سازمان های مأثر این ابعاد را برای دستیابی به عملکرد کوتاه مدت و پایداری بلند مدت در تعادل با هم قرار می دهند. با ایجاد تعادل پویا بین انعطاف پذیری و ثبات، و حفظ تمرکز استراتژیک بر قابلیت های داخلی و پویایی بازار خارجی، سازمان ها می توانند موقعیت رقابتی خود را ارتقا داده و به عملکرد برتر دست یابند.

راهکارها و نکات مهم در افزایش اثربخشی سازمان

برای افزایش اثربخشی منابع، کارکنان و محیط در هر سازمانی می توان از راهکارهای زیر استفاده کرد:

اثربخشی نیروی کار

با ترکیبی از رضایت شغلی، تعهد سازمانی، توسعه مهارت ها و توانمندی ها می توان در زمینه اثربخشی نیروی کار قدم های مهمی برداشت. در همین راستا می توان با طراحی پرسشنامه هایی دیدگاه های کارکنان در ابعاد مختلف را سنجید. به طور کلی اقداماتی مانند پژوهش میدانی، عملکرد صحیح مدیریت منابع انسانی، گردهم آیی ها و تیم بیلدینگ می توانند تا حد زیادی در این زمینه موثر عمل کنند.

اثربخشی منابع

با بهینه سازی منابع مالی، فیزیکی و اطلاعاتی سازمان می توان هزینه های اضافی را تا حد زیادی کاهش داد. در این راستا بررسی های سالانه و فصلی، گزارش های مداوم و استفاده از مشاوران مالی می تواند توانایی سازمان در تأمین منابع مورد نیاز برای تحقق اهداف را تا حد زیادی ارتقا دهد.

اثربخشی محیط

ارزیابی میزان رضایت ذینفعان سازمان مانند مشتریان، تأمین کنندگان و جامعه محلی از مکان های سازمان در اثربخشی آن بسیار مهم است. همچنین بهبود سنجش میزان دسترسی به امکانات و ایمنی مکان های سازمان می تواند محیط را به شکل فزآینده ای کارآمد کند. طراحی فضاهای فیزیکی جذاب، ایجاد اتاق های اختصاصی، در نظر گرفتن امکانات رفاهی و چیدمان مناسب وسایل نیز در این زمینه می تواند تا حد زیادی موثر باشد.

نقش مدیریت اجرایی در اثربخشی سازمان

مدیریت اجرایی سازمان ها با همسو کردن عملکرد فردی و تیمی با اهداف سازمانی، همراه است. تعیین اهداف روشن، ارائه بازخورد منظم، اندازه گیری عملکرد در برابر معیارهای از پیش تعریف شده، و شناسایی و پاداش دادن به دستاوردها از جمله اهداف اجرایی هر سازمان است.

سیستم های مدیریت عملکرد مؤثر، مسئولیت پذیری را ارتقا می دهند، به کارکنان انگیزه می دهند و فرهنگ بهبود مستمر و یادگیری را در سازمان تقویت می کنند. با پیوند دادن مدیریت عملکرد به اولویت های استراتژیک و نتایج کسب وکار، سازمان ها می توانند به آسانی به به رشد پایدار دست یابند.

جمع بندی

اثربخشی سازمانی تنها راه حفظ هر مجموعه اقتصادی در دنیای امروز است؛ زیرا رقابت در میان نهادهای مختلف به حدی بالاست که گاه یک اشتباه می تواند به کلی حیات یک سازمان را به خطر بیاندازد. در این راستا با اندازه گیری اثربخشی از طریق رویکردهای مختلف مانند دستیابی به هدف، تفکر سیستمی، دیدگاه های ذینفعان و ارزیابی ارزش های رقابتی، می توان نقاط ضعف و قوت سازمان را شناسایی کرد و در راستای بهبود شرایط گام برداشت.

در نظر داشته باشید که کارآمدی سازمان تنها با همسو کردن تلاش های فردی و جمعی و هماهنگی با اهداف استراتژیک و پرورش فرهنگ مسئولیت پذیری و نوآوری ممکن است. بنابراین در محیط پویای کسب و کار امروز، سازمان هایی که کارایی خود را اولویت بندی می کنند و به طور مستمر به دنبال بهبود شرایط خود هستند می توانند به رشد اقتصادی قابل توجهی دست یابند.