ساختار سازمانی چگونه باید باشد؟

تناسب ابعاد و شاکله سازمان به مدیران اجازه می دهد تا مجموعه های اقتصادی خود را به بهترین شکل ممکن طراحی کنند. زیرا پیکربندی های ساختاری در نهادهای مختلف بر نگرش ها، رفتارها و عملکرد کلی آنها تأثیر می گذارد. در نتیجه رسیدن به اهداف هر مجموعه تا حد زیادی به شکل آن نیز بستگی دارد.

 ساختار هر ارگان، بنابر استانداردها، رسمیت یافتگی و تخصص کارکنان، محیط، فناوری و تعداد کارکنان و منابع شکل خاصی به خود می گیرد. از این رو ما با اشکال متفاوتی از ارگان ها مواجه هستیم. بنابراین قبل از فعالیت در هر سازمانی بهتر است ابتدا با فرمت کلی آن آشنا باشید. در این مقاله به معرفی کامل ساختار سازمانی می پردازیم. با ادامه این مطلب همراه ما باشید.

دلایل اهمیت ساختار سازمانی

صورت یک سازمان در واقع تعیین کننده چارچوب رسمی نقش ها، مسئولیت ها و روابط درون آن است. همچنین مدیریت جریان اطلاعات، تصمیم گیری ها و تخصیص وظایف نیز بر اساس چارت سازمانی مشخص می شود. بنابراین علاوه بر جریان حاکم در هر سازمان، ظاهر آن نیز نقش مهمی در اثربخشی، تنظیم ارتباطات و سازگاری میان اعضا دارد.

از سوی دیگر شاکله مستحکم سازمان منجر به تمرکز قدرت برای تصمیم گیری در سطوح بالاتر می شود. این کار از پراکندگی برنامه ها و هرج و مرج در سطوح پایین تر جلوگیری می کند. علاوه بر این، میزان ارجاع سازمان به قوانین، رویه ها و اسناد مکتوب برای استانداردسازی عملیات نیز به فرم کلی آن بستگی دارد.

در کنار موارد نام برده شده باید افزود که مشخص کردن دقیق وظایف، تعداد اعضا، جداسازی بخش ها و سلسله مراتب نیز به شکل یک سازمان وابسته است. از سوی دیگر دپارتمان سازی نیز بر مبنای همین امر انجام می گیرد. همه این موارد نشان می دهد که شاکله یک سازمان تا چه اندازه در عملکرد آن نقش دارد.

سلسله مراتب در سازمان

سطوح سلسله مراتب در یک ساختار سازمانی به آرایش عمودی قدرت، اختیار و مسئولیت در یک سازمان اشاره دارد. معمولاً سلسله مراتب در سازمان ها بر مبنای تخصص افراد شکل می گیرد. در اغلب اوقات ساختار سازمان ها به شکل هرمی است که بیشترین کارمندان در پایین و تعداد کمی در جایگاه مدیران و سرپرستان در راس قدرت قرار دارند. اعضا معمولاً به صورت پلکانی با مافوق بلافصل خود تعامل دارند و هرکس به مدیر بالادستی خود پاسخ می دهد.

به طور کلی در سلسلسه مراتب سازمان ها معمولاً سه سطح مدیریتی وجود دارد که شامل این موارد می شود: مدیر ارشد (در رأس سازمان قرار دارد و مسئولیت کلی سازمان را بر عهده دارد)، مدیر میانی (شامل مدیران میانی و سرپرستان که توسط مدیران ارشد انتخاب می شوند) و مدیریت اجرایی (شامل کارمندان دیگر که وظایف روزمره را انجام می دهند). هدف از این تقسیم بندی بالا رفتن سرعت بوروکراسی و بهینه سازی عملکرد سازمان است.

سلسله مراتب سنتی یا مدرن؟

در سلسله مراتب سنتی، کار به صورت عمودی تقسیم می شود و هر سطح مسئولیت های خاص خود را بر عهده دارد. مدیران ارشد تصمیم گیری می کنند و کارمندان سطوح پایین تر تصمیمات آنها را اجرا می کنند؛ اما در سلسله مراتب مدرن یا منتشر، کارها به صورت افقی بین واحدهای مختلف تقسیم می شود. هر واحد مسئولیت های خاص خود را دارد و مدیران آن واحد با هماهنگی همه اعضا تصمیم می گیرند.

علاوه بر این باید اشاره کرد که در سلسله مراتب مدرن یا منتشر، تخصص افراد در هر واحد مهم تر از سایر موارد مانند سن یا سابقه حضور در سازمان است. در این شرایط تلاش بر این است که شایسته سالاری مبنای تصمیم گیری سازمان باشد. از این رو این شیوه چینش قدرت منجر به انعطاف پذیرتر شدن ساختار می شود و نیروهای تازه نفس نیز فرصت ابراز توانمندی پیدا می کنند.

رسمی سازی در سازمان

رسمی سازی به میزان استانداردسازی و مستندسازی نقش ها، رویه ها و رفتارهای سازمانی اشاره دارد. سازمان های بسیار رسمی دارای قوانین، مقررات و شرح وظایف واضحی هستند که ثبات و وضوح را ارائه می دهند، اما ممکن است خلاقیت و سازگاری را خفه کنند. برعکس، رسمی سازی کم به انعطاف پذیری و استقلال بیشتر اجازه می دهد، اما می تواند منجر به ناهماهنگی و ابهام در تصمیم گیری شود.

به طور کلی می توان در خصوص مزایای رسمی سازی در سازمان ها گفت که این عامل با کاهش تغییرپذیری رفتار کارکنان، افزایش هماهنگی، بهبود کنترل، تعیین ویژگی افراد مناسب برای سازمان، مدیریت بهتر منابع مالی، تعریف دقیق وظایف هر شغل و زمان بندی دقیق در سازمان همراه است.

البته لازم به ذکر است که به طور کلی با افزایش اندازه سازمان، میزان رسمیت نیز افزایش می یابد. در سازمان های بزرگ، به دلیل تعداد زیاد کارکنان و پیچیدگی بالا، نیاز به استاندارد کردن رفتار و افزایش هماهنگی بیشتر است. بنابراین مدیران از فنون رسمی سازی مانند فرایند گزینش، تعریف دقیق وظایف شغلی و تنظیم قوانین و رویه های خط مشی و روزمره استفاده می کنند.

اَشکال تمرکز در ساختار سازمانی

در سازمان های متمرکز، اکثر تصمیم گیری ها توسط مدیران ارشد انجام می شود و کارمندان سطوح پایین تر آزادی عمل کمتری دارند. با این حال تمرکز بیشتر در اغلب اوقات به بهره وری بیشتر منجر می شود و در این سازمان ها هماهنگی بین واحدها بالاتر است. بنابراین در شرایط اضطراری که نیاز به تصمیم گیری فوری است، مدیریت بحران به خوبی اتفاق می افتد.

با این حال نباید از یاد برد که تمرکز می تواند گاهی مانع خلاقیت و نوآوری کارکنان شود یا با افزایش بار کاری مدیران ارشد همراه گردد. بنابراین برای اینکه طراحی ساختار سازمانی که هم تمرکز و هم انعطاف پذیری را تضمین کند، می توان از روش های جایگزین استفاده کرد. در ادامه چند روش را معرفی می کنیم:

استفاده از ساختار ماتریسی

در این ساختار، کارکنان به صورت همزمان به دو مدیر گزارش می دهند که یکی از آنها از مدیران اجرایی (مثلاً مدیر بخش مالی) و یک مدیر پروژه ای (مانند مدیر ایونت یا مدیر خلاقیت) می شود. این ساختار باعث می شود هم هماهنگی بین بخش ها حفظ شود و هم انعطاف پذیری لازم برای اجرای پروژه ها وجود داشته باشد.

ساختار با محوریت کارگروه ها

 ایجاد تیم هایی متشکل از افراد با تخصص های مختلف می تواند باعث افزایش انعطاف پذیری شود. در این کارگروه ها از طریق تعیین اهداف و خط مشی ها و ارائه آزادی عمل به مدیران پایین تر برای تصمیم گیری های روزمره می توان تا حد زیادی به نفع خلاقیت سازمان عمل کرد.

ایجاد ساختار شبکه ای

در این ساختار، سازمان به صورت گسترده با شاخه های مختلفی از متخصصین طراحی می شود و ارتباطات بین اعضا به صورت شبکه ای است. این ساختار می تواند هم تمرکز را به واسطه شبکه های متصل به هم ایجاد کند و هم با ایجاد ارتباطات افقی، تضمین کننده خلاقیت میان اعضا باشد.

دپارتمان سازی

 دپارتمان سازی به معنای گروه بندی فعالیت های سازمانی و کارکنان به بخش های مجزا بر اساس عملکرد، محصولات، مناطق جغرافیایی یا بخش های مشتری محور است. با استفاده از دپارتمان سازی هر ساختاری می تواند، فعالیت های خود را با کارکردهای تخصصی مانند بازاریابی، مالی، و عملیات سازماندهی و... رو صورت بندی کند. امروزه از این امکان به شدت در ساختار سازمان های مدرن استفاده می شود.

نتیجه گیری

ساختار سازمانی نقش مهمی در فرهنگ و رفتار اعضا دارد. با درک اهمیت و جایگاه سطوح سلسله مراتبی، تخصص گرایی، رسمی سازی، متمرکز سازی و فراهم کردن زمینه خلاقیت، سازمان ها می توانند عملکرد خود را بهبود دهند. در عین حال نباید فراموش کرد که انعطاف سازمان نیز نقش مهمی در نحوه ساختاربندی آن دارد.

به طور کلی در هر مجموعه اقتصادی باید امکان پیشرفت در رده بندی، انطباق با شرایط در حال تحول بازار، پیشرفت های تکنولوژیکی و لذت از کار فراهم باشد. زیرا سازمان ها برای رقابت و پایداری در یک محیط کسب و کار تلاش می کنند و برای رسیدن به این هدف استفاده از ابعاد درست ساختار سازمانی برای دستیابی به اهداف استراتژیک، پرورش نوآوری و حفظ نیروی کار منسجم و حرفه ای ضروری است. 

منبع:

تئوری مدیریت سیدجوادین